Gestione dei documenti – Archiviazione documentale
Con Icedata non dovrai più preoccuparti degli spazi a tua disposizione, tramite l’acquisizione, la digitalizzazione e la catalogazione di tutti i documenti e, quindi, la trasformazione degli stessi da “cartacei” ad “informatici”.
Vantaggi dei (DMS) Document Management System
I vantaggi del DMS sono:
- Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
- Abbattimento di costi di gestione
- Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
- Efficienza del lavoro
Il problema della gestione dei documenti
Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.
Statistiche dimostrano che:
- l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato
- il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte
- circa il 7% viene smarrito
